KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE İMHA POLİTİKASI
Kişisel verilerin korunması, Özel Renk Aile ve Bireysel Danışma Merkezimizin en önemli öncelikleri arasındadır. Kişisel verilerin güvenliği konusunda gereken hassasiyet gösterilmekte, danışan mahremiyetine ve danışanlarımıza ait her türlü kişisel verinin mümkün olan en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesine büyük önem verilmektedir. Danışanlarımız yanısıra ziyaretçilerimiz, tüm çalışanlarımız ve iş birliğinde olduğumuz kurum ve kuruluş çalışanlarının; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması hakkındaki yönetmelik ve ilgili mevzuatlara göre aşağıdaki temel ilkeler çerçevesinde Kişisel verileri korumak merkez politikası olarak benimsenmiştir:
- Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
- Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
- Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
- Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
- Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
- Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
- Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,
- Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma,
- Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
- Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti gösterme,
- Kişisel verileri yasaya uygun olarak tanımlı şekil ve sürede silme ve imha etme
AMAÇ
Bu Politikanın ana amacı Özel Renk Aile ve Bireysel Danışma Merkezi tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik yapılanlar konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda danışanlarımız, ziyaretçilerimiz, çalışanlarımız ve kurum yetkililerimiz ve işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, yetkilileri ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri danışma merkezimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır. Özel Renk Aile ve Bireysel Danışma Merkezi tarafından işlenen kişisel veriler verilen danışma hizmetlerine bağlı olarak değişebilmekle birlikte otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır. Danışmanlarımız, meslek elemanlarımız ve çalışanlarımız; çağrı merkezimiz, internet sitesi, www.doktortakvimi.com ve benzeri yollarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanan sağlık verileri başta olmak üzere özel nitelikli kişisel veriler ve genel nitelikli kişisel veriler, aşağıda yer alan amaçlarla işlenebilmektedir.
· Kimliğinizi teyit etme, · Kamu sağlığının korunması, · Randevu almanız halinde randevu hakkında sizi bilgilendirebilme, · Danışmanlık hizmetlerinin geliştirmesi amacıyla değerlendirmelerde bulunma, araştırma yapılması, yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi, · Danışmanlık hizmetlerimiz karşılığında faturalandırma yapılması, · İlgili mevzuat uyarınca Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı ve ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgilerin paylaşılması, · Danışmanlık hizmetlerimize ilişkin her türlü soru ve şikâyetinize cevap verilmesi, · Danışma merkezimizde sistem ve uygulamalarının veri güvenliği kapsamında tüm gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması, sunduğumuz danışmanlık hizmetlerinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi amacıyla kişisel verilerinizi saklanması, düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, resmi mercilerin talep ve denetimleri doğrultusunda gerekli bilgilerin temin edilmesi, · Mevzuat gereği saklanması gereken genel ve özel nitelikli kişisel verilerinize ilişkin bilgilerin muhafaza edilmesi, · Danışan memnuniyetinin ölçülmesi amaçlarıyla Kanun’da belirtilen sınırlar çerçevesinde hukuka, dürüstlük kurallarına uygun ve işbu amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmesi,
Kişisel veriler, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar ve danışmanlık hizmetlerinin belirlenen yasal çerçevede verilebilmesi ve bu çerçevede Özel Renk Aile ve Bireysel Danışma Merkezi sözleşmeler ve yasal yükümlülüklerini gereği gibi eksiksiz yerine getirilebilmesi amacı ile toplanır ve işlenir.
KAPSAM
Bu Politika; danışanlarımız, ziyaretçilerimiz, danışma merkezi yetkilileri, çalışanlarımızın, iş birliği ve her türlü hukuki ilişki içinde olduğumuz kişi, kuruluş ve kurumların çalışanları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan veya olmayan yollarla işlenen aşağıda tanımlı kişisel verilerini kapsar.
Tarafınıza ait işlenecek bilgiler: şahsınıza ait kişisel verilerinizden; Adınız, soyadınız, TC kimlik numaranız (kredi kartı kullanmanız halinde) , medeni haliniz, cinsiyetiniz gibi kimlik verileriniz , Telefon numaranız, Elektronik posta adresiniz gibi iletişim verileriniz, Banka hesap numaranız, IBAN numaranız gibi finansal verileriniz, tedavi ve teşhis amaçlı olarak kullandığınız ilaç bilgileriniz, fiziki veya elektronik ve mobil ortamda sözlü veya yazılı olarak toplanacak ve işlenecektir.
Çocuk Hastalar için 18 yaş altı velilerin/vasilerin bilgileri, Acil durumda başvurulacak kişi/kişilerin bilgileri fiziki veya elektronik ve mobil ortamda sözlü veya yazılı olarak toplanacak ve işlenecektir.
Kişisel veri sahipleri gruplarına göre bu politikanın uygulama kapsamı Politikanın tamamı olabileceği gibi (örneğin danışanlarımız gibi); yalnızca bir kısım hükümleri de (örneğin yalnızca çalışanlarımız vb.) olabilecektir.
TANIMLAR
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir.
İş birliği İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları ve Yetkilileri: Danışma merkezimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda çalışan, bu kurumların yetkilileri dahil olmak üzere gerçek kişiler.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Danışan: Danışma merkezimize müracaat edip aile ve/veya bireysel danışmanlık hizmeti gören kişi
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli veriler olarak nitelendirilir.
Danışma Merkezi Yetkilisi: Uzman Psikolog Aile Danışmanı Emel Ay ve diğer yetkili gerçek kişiler
Üçüncü Kişi: Kurumumuzun yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek kişiler
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi
Ziyaretçi: Kurumumuzun sahip olduğu fiziksel alanlara çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler
POLİTİKANIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler çerçevesinde yürütülür. Özel Renk Aile ve Bireysel Danışma Merkezi Kişisel Verilerin Korunması Politikası güncel yönetmeliklerle uyumlu olarak hazırlanmıştır.
Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kurallar çerçevesinde Özel Renk Aile ve Bireysel Danışma Merkezi uygulamaları ile entegre edilerek oluşturulmuştur. KVKK’da öngörülen yürürlük sürelerine bağlı kalarak gerekli hazırlıklarını yürütmektedir. Yukarıda belirtilen kişisel veriler gerektiğinde Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği ve Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı düzenlemeleri vb. mevzuat hükümleri çerçevesinde işlenebilecek, Danışma merkezimize ait fiziki arşivler ve bilişim sistemlerine nakledilecektir. Sonuç olarak Kişisel veriler Danışma merkezimiz prosedürlerinde tanımlı yasal sürelere uygun olarak hem dijital hem de fiziki ortamda korunacaktır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Danışma merkezimiz, Anayasa’nın 20.’nci maddesine ve KVKK’nın 4.’ncü maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; doğru ve güncel, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır.
Danışma merkezimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir.
Danışma merkezimiz, Anayasa’nın 20.’nci ve KVKK’nın 5.’inci maddesi uyarınca, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVKK’nın 5.’inci maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir.
Danışma merkezimiz, KVKK’nın 6.’ncı maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Danışma merkezimiz, KVKK’nın 8.’inci ve 9.’uncu maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ
Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Danışma merkezimiz; kişisel verilerin işlenmesinde yasal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Danışma merkezimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almaktadır, kişisel verileri amacın dışında kullanmamaktadır.
Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Danışma merkezimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi yasal menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlayacak gerekli önlemleri almaktadır.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Danışma merkezimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Kurumumuz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Danışma merkezimiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan bildirilmektedir.
İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Danışma merkezimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.
İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Danışma merkezimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Danışma merkezimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Danışma merkezimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Anayasa’nın 20nci maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Danışma merkezimiz bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.
Danışma merkezimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de, her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde KVKK’nın 4.’ncü maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.
Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesine olanak tanıyan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde; aşağıda yer alan şartlar uygulanır.
- Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
- Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
- Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
- Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
- Danışma Merkezinin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
- Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
- Danışma merkezimiz Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Danışma merkezimiz tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVKK’da öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.
KVKK’nın 6.’ncı maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
KVKK’ya uygun bir biçimde Danışma merkezimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVKK tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
- Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
- Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
- Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlar da öngörülen hallerde,
- Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Danışma merkezimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, kurumlara, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Danışma merkezimiz bu doğrultuda KVKK’nın 8.’inci maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Kişisel verileriniz, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri aktarım şartları ve amaçları çerçevesinde ve yukarıda açıklanan amaçlar doğrultusunda; Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı ve bağlı alt birimleri, kanunen yetkili kamu kurumları, gerekmesi halinde yargı merciileri, finans ve muhasebe danışmanlarımız, düzenleyici ve denetleyici kurumlar, resmi merciler dâhil sağlık ve danışmanlık hizmetlerini yukarıda belirtilen amaçlarla geliştirmek veya yürütmek üzere işbirliği yaptığımız iş ortaklarımıza aktarabilecektir.
KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
Danışma merkezimiz kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini dış ülkelerin sözleşmeli özel ve resmi kuruluşlarına, yabancı sağlık ve sigorta kuruluşlarına, tıbbi zorunluluk gereği paylaşılması gereken hizmet sağlayıcı kuruluşlara aktarabilmektedir. Kurumumuz tarafından kişisel veriler; Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kişisel Verilerin Korunması Kurulunun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke) aktarılmaktadır. Kurumumuz bu doğrultuda KVKK’nın 9.’uncu maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI
Türk Ceza Kanunu’nun 138.’inci maddesinde ve KVKK’nın 7.’nci maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Danışma merkezimin ilgili prosedürlerine istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Bu kapsamda Danışma merkezimiz ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere ilgili yetkilileri eğitmekte, görevlendirmekte ve farkındalıklarını arttırmaktadır.
POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞE GİRMESİ
Özel Renk Aile ve Bireysel Danışma Merkezi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası 03.11.2021 tarihinde yürürlüğe girer. Politikanın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda Politikanın yürürlük tarihi yenilenen madde için o maddenin revize edildiği tarihtir.
Politika, Danışma merkezimizin internet sitesinde (www.renkailedanismanligi.com) yayımlanır.
